Klantgegevens management, hoe en wat?

Het beheren van klantgegevens gaat over de manier waarop je klantinformatie verzamelt en onderhoudt. De manier waarop je klantgegevens organiseert, analyseert en deelt binnen je organisatie heeft grote invloed op jouw verkoopcijfers. In een klantenbestand vind je zaken als contactgegevens, eerdere aankopen, mogelijke toekomstige interesses en alle andere soorten informatie die je helpen aan de verwachtingen van jouw klant te voldoen.

Door klantgegevens actief te beheren, kun je:

Een CRM-systeem zoals Act! is een onmisbaar wapen voor slimme bedrijven. Vanaf het allereerste contactmoment tot lang na de verkoop: alle info over jouw (potentiële) klanten staat op één plek.

Met de juiste informatie genereer je meer leads, onderhoudt je betere relaties en verkoop je sneller. De efficiëntie waarmee je gegevens omzet in manieren om je bedrijf op te bouwen, onderscheidt je van de concurrentie.

Relevante gegevens om een duidelijk beeld van je klant te creëren zijn:

1. Contactgegevens, voornamelijk: Klantnaam, NAWTE-gegevens (naam, adres, website, telefoonnummer, e-mail), gewenste contactvorm en de herkomst van de lead.
2. Aankoopgegevens, voornamelijk: het aantal gekochte artikelen, de waarde van eerdere aankopen, het moment van aankoop, betaalmethoden en openstaande facturen.
3. Demografische informatie, voornamelijk: Verjaardagen, de regio waar je klant zich bevindt, hun hobby's, en inkomensniveau en achtergrond ook nuttig.
4. Feedback, voornamelijk: Resultaten van vragenlijsten en enquêtes, klachten, vragen, laatste interactie, en gevolg.

Al deze informatie kan je helpen je huidige inspanningen te analyseren. Welk percentage klanten zal opnieuw bij jou kopen en waarom? Door inzicht te krijgen in trends in jouw klantenbestand kun je je communicatie personaliseren en je aanpak verbeteren op basis van actuele inzichten.

Inzicht in je klant vereist een doordachte analyse van waar en hoe je de juiste gegevens verzamelt. Door te bepalen welke informatie het belangrijkst is voor jouw bedrijf, kun je beginnen met het meten en analyseren van betere manieren om de betrokkenheid te vergroten en uiteindelijk meer te verkopen. Je kunt op verschillende manieren beginnen met het verzamelen van klantgegevens:

Vergeet niet dat je klanten om een gunst vraagt: formuleer je verzoek dus op een manier die jouw klanten aanspreekt. Leg uit waarom je de informatie nodig hebt, bijvoorbeeld: "zodat we meer over je te weten kunnen komen en je kunnen bedienen op een manier die bij jou past. Je kunt ook een korting op de volgende aankoop beloven als terugkerende klanten deelnemen aan je enquête of prijsvraag. Het verzamelen van gegevens moet bescheiden zijn of beloond worden - uiteindelijk is het een manier om waarde uit te wisselen. Denk dus na over wat de klant eraan heeft.

Er zijn veel hulpmiddelen beschikbaar om je klantgegevens in bestand te beheren. In eerste instantie kun je gegevens handmatig opslaan met behulp van Excel of soortgelijke spreadsheet-software. Maar naarmate de gegevens in je bestand toenemen of je bedrijf groeit, heb je software nodig om deze gegevens op te slaan, te controleren en te kunnen analyseren. Daarom is het een goed idee om meteen in dergelijke software te investeren, in plaats van te werken met een tijdelijke oplossing die toch zijn limiet zal bereiken.

De meest tijdsvriendelijke en kostenefficiënte manier om klantgegevens op te slaan is door gebruik te maken van een Customer Relationship Management (CRM) tool.

Belangrijke tip: Kies voor een CRM-systeem met één centrale database: zo werkt iedereen met dezelfde gegevens en worden wijzigingen of toevoegingen overal doorgevoerd. Als je dezelfde informatie op verschillende plaatsen opslaat (Excel, Outlook, je e-mail-marketing programma) kom je al snel met overbodige of onjuiste gegevens te zitten, waardoor veel tijd verloren gaat.