Op je computer kan je veel verschillende soorten documenten maken om je klantgegevens op te slaan. En net zoals er verschillende soorten documenten zijn, zijn er ook verschillende software programma's om die documenten te maken. Elk type document (en dus programma) heeft voor-en nadelen. We zetten de meest voorkomende opties op een rij:
Het ene voordeel van het maken van een klantenbestand met Word is dat het een vertrouwd programma is. Iedereen heeft er wel eens mee gewerkt. Je hoeft dus geen tijd te verspillen met uitzoeken hoe je aan de slag moet.
Software is één kant van de zaak. een ander belangrijk aspect is de inhoud die je in het programma wilt opnemen. Een klantenbestand bestaat uit een aantal vaste gegevens die steeds terugkeren: naam, adres, telefoonnummer, etc.
In Word kun je deze gegevens telkens kopiëren en plakken. En ze dan per klant invullen of aanpassen, maar echt handig is dat niet. Dus als je Word wil gebruiken om je klantgegevens bij te houden, dan heb je al heel snel een chaotisch en onnodig lang document.
Wil je dan later ook nog eens bijvoorbeeld het e-mailadres van je klanten toevoegen, dan moet je dat bij elke klant nog eens apart toevoegen. Tijdsverlies dus.
Werken met tabellen in Word is misschien een betere aanpak. Maar ook hier loop je al snel tegen opmaak problemen aan die je heel gemakkelijk kunt vermijden door een ander programma te gebruiken.
Het is vanzelfsprekend dat je je gegevens later snel en gemakkelijk terug wil vinden. De ingebouwde zoekfunctie van Word kan je daarbij helpen. Maar wat als je de lijst wilt ordenen? Of gegevens van een aantal klanten wilt opzoeken? Of twee keer een De Boer in je contacten hebt staan?
Conclusie: Excel gebruiken voor uw klantenbestand? Excel is zeker een betere optie dan Word. Maar omdat u dergelijke bestanden op een computer bewaart, bent u toch gebonden aan uw computer. Misschien toch je klantenbestand in de cloud zetten?
Rekening houdend met de bovenstaande nadelen kun je ook overwegen om Excel in de Cloud te zetten. In de Cloud heb je volop keuze en de meest populaire programma's zijn ook gratis te gebruiken tot een aantal gigabytes. Hieronder onderscheiden we 2 opties:
Uw Excel opslaan in de Cloud. Je kunt je (Excel) klantenbestand opslaan op drop box.
Met Dropbox heb je overal waar je een internetverbinding hebt toegang tot je document.
Bovendien kun je bestanden op Dropbox automatisch laten synchroniseren met bestanden op je computer. Als je iets wijzigt in het klantenbestand op je computer, slaat Dropbox de wijzigingen op in de Cloud.
Een nadeel is dat je nogsteeds Excel en Word zelf op je apparaat geinstaleerd moet hebben om je klantenbestand te kunnen openen en/of wijzigen.
Conclusie: Dropbox or not? Ja, om je bestanden op te slaan. Nee. Voor het maken en beheren van je klantendossier zijn er betere oplossingen in de Cloud.
Google Docs en One Drive van Microsoft hebben beide kant-en-klare programma's waarmee je je bestanden direct in de Cloud kunt bewerken. Zodanig is dit een beter alternatief dan Dropbox. Het lijkt daarom verleidelijk om voor deze opties te kiezen, echter zit er ook een nadeel aan.
Uw online klantenbestand is een document dat u overal kunt bekijken en bewerken. Toch verlies je uiteindelijk veel tijd omdat je al je gegevens telkens van dat bestand moet kopieeren en plakken in die documenten waar je die gegevns echt nodig hebt. Denk aan facturen of offertes, bijvoorbeeld.
Een online klantenbestand programma zoals Act! CRM combineert verschillende voordelen en functies van de vorige opties & voegt enkele sterke punten toe.
Net als Google Drive en One Drive werkt Act! CRM direct in de Cloud. U hoeft geen software te installeren, zodat je je klantenbestand direct kunt benaderen en bijwerken.
Uw gegevens worden veilig bewaard en beschermd tegen ongewenste indringers.
U kunt in een handomdraai de gegevens van een bepaalde klant zoeken en ontvangen.
Uw Act! CRM klantenbestand is volledig gekoppeld aan uw facturatie en offertes. Hierdoor kunt u met een paar klikken de meest actuele gegevens van jouw klanten opnemen in je commerciele bedrijfsdocumenten. Dit bespaard niet allen tijd, maar het vermindert ook de kans op fouten aanzienlijk. Geen gedoe met copy/paste.
Heeft u een klantenbestand in Excel staan? dan kun je dat met een paar klikken op de knop importeren naar Act!