esley Verster was in september nog maar net voor Connexie aan het werk, of hij hing al aan de telefoon met TendenZ. Of de versie die zij van Act! CRM gebruikten niet geüpdatet kon worden. In december 2023 gingen ze live met Act! Cloud in een webbrowser, inclusief een bezoekregistratie-app en e-mailintegratie. “Op de informatie die we hieruit halen, kunnen we als organisatie echt sturen.”
Wesley Verster Commercieel manager bij Connexie
Connexie, gevestigd in Tilburg, is een payrollorganisatie die onder andere voor de horeca, retail, levensmiddelenindustrie en de leisure werkt. Al meer dan 25 jaar neemt Connexie voor deze branches het hele personeelsvraagstuk uit handen: van verloning en het naleven van de geldende cao’s tot en met het registreren van ziekteverzuim en het beslechten van juridische geschillen. Connexie werkt voor meer dan 1.000 opdrachtgevers en heeft in totaal ruim 25.000 payrollers op de lijst staan. “We zijn daarin ver geautomatiseerd”, licht commercieel manager Wesley Verster van de organisatie toe. “We hebben talrijke onderlinge integraties ingebouwd, zodat veel processen automatisch kunnen verlopen. Dat is ook sterk in het voordeel van onze opdrachtgevers. Het enige wat wij nog van hen nodig hebben, is dat ze het aantal gewerkte uren aan ons doorgeven.”
Wesley kwam in september 2023 binnen bij Connexie. Een van de eerste dingen die hij deed, was de herimplementatie van Act! CRM op gang brengen. “Er werd op dat moment nog gewerkt met de lokaal geïnstalleerde variant van het systeem. We overwogen heel even om een ander CRM-systeem te implementeren, maar dat bleek al snel een gecompliceerd verhaal. Het zou te veel impact hebben op de voortgang van onze business. Dus heb ik contact opgenomen met TendenZ en gevraagd wat onze mogelijkheden waren.”
De cloudvariant van Act! CRM is 24/7 en vanaf alle devices benaderbaar
Daar waren ze het al snel over eens. Het werd de nieuwste cloud-variant: een online omgeving, voor alle geaccrediteerde medewerkers van Connexie 24/7 en vanaf alle devices benaderbaar. In het systeem wordt hoofdzakelijk gewerkt door de binnendienst van acht medewerkers, en vier salesmanagers. Het belangrijkste doel waarvoor Act! CRM wordt ingezet, is het voortdurend nieuwe afspraken kunnen maken met leads. De gehele voortgang van dat proces, van het eerste tot het laatste contact, alle correspondentie die er in de tussentijd is geweest, komt nu samen in deze tool.
In Act! CRM is Connexie een sales funnel gaan creëren
Wesley: “Wat wij als organisatie willen, is inzicht krijgen in welke deals op stapel staan. Welke opdrachten mogen we in de toekomst verwachten? We hadden daar voorheen geen goed overzicht van. In Act! CRM zijn we echt een sales funnel gaan creëren. Dat is een salesmodel dat het proces beschrijft wanneer potentiële klanten daadwerkelijk klant worden. We beschrijven onder andere het aantal uren dat men gaat maken, de cao die gevolgd moet worden en in welke fase de deal zich bevindt: hebben we net een offerte uitgebracht of zijn we al aan het onderhandelen? Op al die punten kent het systeem een score toe. Zit je bijvoorbeeld nog in het kennismakingstraject, dan is de kans procentueel lager dat de opportunity tot een deal gaat leiden. Maar heb je al vergaande onderhandelingen achter de rug, dan zit je op een hoger percentage.”
Al die informatie is heel waardevol voor de forecast, legt Wesley uit. “Het geeft ons adequaat inzicht in de vraag waar onze new business en dus toekomstige opdrachtgevers zitten. Daar kunnen we echt op sturen.”
Dankzij de bezoekregistratie-app weet de binnendienst waar ze slagvaardig op kan zijn
Aan het CRM-systeem is vorig jaar ook direct de bezoekrapportage-app toegevoegd. Simpel gezegd komt die app erop neer dat medewerkers van Connexie na een gesprek direct een bezoekverslag kunnen invullen. Het verslag wordt automatisch in Act! CRM opgeslagen, en aan de betreffende opportunity-casus gehangen. Op die manier staat alles georganiseerd bij elkaar. “Eerder maakten we die verslagen in een Word-documentje, dat we dan ergens op de computer bewaarden. Maar we misten daardoor de integratie, het totaalplaatje. De bezoekrapportage-app stelt altijd een aantal standaardvragen die we direct na een gesprek moeten beantwoorden. Daardoor hebben de verslagen ook een consistente inhoud, en er staat altijd precies in wat je naderhand aan informatie nodig hebt. Bovendien geeft het ons, dankzij de integratie met Act! CRM, heel goed inzicht of er voor ons bedrijf genoeg potentieel in de funnel zit om te kunnen groeien. Hebben we genoeg deals in het vooruitzicht? Of moeten er meer afspraken bij? Nu we dat soort dingen weten en kunnen voorspellen, weten we ook veel preciezer waar onze binnendienst slagvaardig op kan zijn.”
In lijn met de bezoekregistratie-app zorgt ook de e-mailintegratie voor overzicht. “Elke e-mail die we versturen of ontvangen, wordt in Act! CRM direct aan de betreffende opdrachtgever gekoppeld. Waar de verschillende vormen van klantcontact voorheen allemaal losse eilandjes vormden, is het nu één geheel.”
Het totaalpakket zorgt voor tijdsbesparing en verrijking van data
Al met al zorgen Act! CRM, de bezoekregistratie-app en de e-mailintegratie voor een fikse dosis tijdsbesparing en verrijking van de data, zegt Wesley. “Iedere medewerker die in het systeem zit, heeft inzicht in de laatste status van een (potentiële) opdrachtgever. Dat geeft ons controle.”
TendenZ is, net als Connexie, gericht op het efficiënter inrichten van processen
Voor de hele herimplementatie is ongeveer twee maanden uitgetrokken; in oktober vroeg Connexie aan TendenZ het proces te starten en in december ging de organisatie uit Tilburg live. “TendenZ heeft ons daarbij heel goed geholpen”, aldus Wesley. “Vooral Rolf was hier vanuit TendenZ nauw bij betrokken. Petje af voor wat hij heeft gedaan. Hij heeft het hele traject gedegen begeleid en dacht telkens mee vanuit ons perspectief over de impact van veranderingen op onze data. Mede dankzij zijn inzet is het vlekkeloos verlopen. Ik kan me geen onvolkomenheden herinneren.”
Wesley twijfelt dan ook geen moment om TendenZ bij collegabedrijven aan te bevelen. “Er zit daar zoveel kennis over Act! CRM. Daarnaast is TendenZ, net als wij, gericht op het efficiënter inrichten van processen. Daar zit voor ons enorme winst.”
Connexie wil Act! CRM ook gaan inzetten voor bestaande relaties
Nu de kortetermijndoelen van Connexie met Act! CRM zijn gerealiseerd, kijkt de Tilburgse organisatie alweer naar volgende stappen. “We willen kijken hoe we het systeem beter kunnen gaan inzetten voor onze bestaande relaties. Die staan nu nog niet in Act! CRM. Zodra we dat rond hebben, kunnen we gaan investeren in de volgende stap in klantcontact. Er zit namelijk ook een marketing automation tool in Act! CRM. Daarmee kun je heel gerichte acties doen, zoals mailings versturen die naadloos aansluiten bij de customer journey waar opdrachtgevers zich op dat moment in bevinden.”