Voorheen kon er nog weleens een afspraak doorheen glippen of kwam het voor dat materialen niet op tijd geleverd werden. Sinds Flexkozijn met Act! CRM en de geïntegreerde Bezoekregistratie App werkt, is de communicatie een gestroomlijnde machine. 'Dit draagt echt bij aan onze professionaliteit. 
Tom Elias Project- en servicecoördinator bij Flexkozijn
Flexkozijn, gevestigd in het Overijsselse Goor, is leverancier van kunststof kozijnen, deuren, dakkapellen, schuifpuien en gevelbekleding. De onderneming, die haar klantenkring sinds de oprichting in 2017 al spoedig tot een groot deel van Nederland zag uitbreiden, zet hoog in op kwaliteit. Project- en servicecoördinator Tom Elias: 'Onze kunststof stelkozijnen zijn van het merk Schüco, ons energiebesparende glaswerk wordt geleverd door Pilkington en onze gevelbekleding komt van Keralit.
Met dit A-kwaliteit productassortiment zorgen we voor een hoogwaardig en onderscheidend aanbod.' Daar komt nog bij, legt Elias uit, dat het team van 21 mensen een no-nonsense-mentaliteit heeft. 'We doen wat we zeggen en we zeggen wat we doen. Over alles wordt vooraf duidelijk gecommuniceerd, zo zorgen we ervoor dat de klant nooit voor verrassingen komt te staan. Ook hebben we korte lijnen met onze leveranciers, waardoor de levertijd over het algemeen net iets korter uitvalt dan bij onze concurrenten.'
Alle prospects van Flexkozijn krijgen automatisch een bevestiging
Maar daar houdt het concurrentievoordeel van Flexkozijn niet op. De onderneming stapte enige tijd geleden over op Act! CRM en koos daarbij voor een integratie met de Bezoekregistratie App van TendenZ. Dit alles zorgt sindsdien voor een zeer gestroomlijnde interne en externe communicatie, vertelt Elias. 'Doordat we met Act! CRM een stukje Marketing Automation hebben kunnen inbouwen, krijgen onze prospects altijd een geautomatiseerde bevestiging. Zelf zien wij ook geen binnenkomende aanvragen meer over het hoofd, doordat we daar notificaties van ontvangen. Voorheen bleef er nog weleens wat liggen; je vergat iemand terug te bellen doordat je geen notitie had gemaakt. Nu glipt er niets meer tussendoor. Onze reactietijd is bovendien heel kort.' Met de extra module Bezoekregistratie App kan Flexkozijn snel en eenvoudig bezoeken registreren. Ook kunnen we met deze app heel efficiënt formulieren maken. Denk aan opleverbonnen, servicebonnen, koopovereenkomsten, inmeetrapporten en offertes. 'Dit draagt echt bij aan onze professionaliteit. We krijgen geregeld van klanten als feedback dat ze onze communicatie zo strak vinden. Het komt op hen heel professioneel over. '
Medewerkers van Flexkozijn kunnen elkaar via de Bezoekregistratie App taken toewijzen
Ook intern heeft Flexkozijn er veel baat bij, zegt Elias. 'Alle verschillende afdelingen binnen ons bedrijf communiceren via de app met elkaar en daar hebben met name werkvoorbereiding en de aftersales veel profijt van. Ze kunnen elkaar bijvoorbeeld eenvoudig taken toewijzen.'
Elias: 'Al voordat we een klant bezoeken voeren we zijn gegevens in. Is hij geïnteresseerd? Dan maakt onze medewerker ter plekke op de tablet een offerte op, waarvan de klant een pdf-versie ontvangt. Binnen onze organisatie is voor alle betrokkenen precies in te zien wat de voortgang van het proces is. Voorheen werkten we in Excel. Elke offerte kostte een berg tijd en je moest voortdurend checken of alles wel klopte. Eén tikfout en zo’n hele sheet was in de war. In Act! CRM komt er een dropdown-menu naar beneden vallen, je doet even tik-tik-tik, en binnen een paar minuten is het geregeld. Dat geldt zowel voor de offertes als voor alle andere formulieren. Al onze buitendienstmensen werken met een tablet. Heeft een monteur een project opgeleverd? Dan maakt hij een opleverrapport inclusief foto’s van de staat bij oplevering die de klant direct in pdf-vorm per mail ontvangt. Het is allemaal plug & play. De Bezoekregistratie App zorgt voor structuur, een professionele en moderne uitstraling, grote klanttevredenheid en interne procesoptimalisatie. Wat dat laatste betreft: dat heeft er weer voor gezorgd dat we nu meer klanten op een dag kunnen bezoeken.'
Die efficiëntieslag wordt ook op andere terreinen gemaakt, zegt Elias. 'Op de bouw gaat best weleens wat stuk of iets wordt niet geleverd. Voorheen schreef je op een papiertje wat er bij het volgende bezoek aan de bouwplaats nodig was, maar dat bleef natuurlijk in de bus liggen of je raakte het kwijt. Nu wordt alles gedocumenteerd. Op kantoor weten de jongens precies wat er het volgende bezoek nodig is en dat wordt ook direct voorbereid. Dat zorgt voor aanzienlijke kostenbesparing. Het kan je maar zo een extra montagedag besparen.'
Bijna alles wat Flexkozijn vraagt, kan door TendenZ gemaakt worden
Omdat een van de medewerkers van Flexkozijn al bekend was met de dienstverlening van TendenZ, werd dit bedrijf ingeschakeld voor de implementatie van Act! CRM en de integratie met de Bezoekregistratie App. 'We hebben zelf heel duidelijk onze wensen kenbaar gemaakt en onze processen omschreven. TendenZ heeft ons vervolgens iets geleverd dat daar naadloos op aansloot. Over hun dienstverlening zijn we erg tevreden. Er zitten slimme jongens achter de schermen. Bijna alles wat wij vragen, kunnen ze maken.'
TendenZ speelt daar een belangrijke rol bij
De Bezoekregistratie App helpt Flexkozijn een betrouwbaar gevoel naar klanten uit te stralen, zegt Tom Elias. 'We gaan onze hele communicatieflow de komende tijd nog verder finetunen en automatiseren. Waar we bijvoorbeeld naartoe willen, is dat klanten voortdurend automatisch op de hoogte worden gebracht van belangrijke stappen in het proces. Intern gaan we ook werken aan verdere automatisering van de marketing. We willen dat de gegevens van mensen die op onze website het contactformulier invullen automatisch in Act! CRM worden geladen. Ook denken we aan het programmeren van pop-ups die verschijnen als er taken uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld drie dagen na een oplevering om te informeren hoe de klant het heeft ervaren. Dat zijn allemaal manieren om klanten voor je te winnen en aan je te binden. Act! CRM en de geïntegreerde Bezoekregistratie App van TendenZ spelen daar een belangrijke rol bij.'